Рекомендация
Студентам
Вы можете использовать данную статью как часть или основу своего реферата или даже дипломной работы или своего сайта
Просто перейдите по ссылке ниже, редактируйте статью, все картинки тоже доступны, все бесплатно
Редактировать статью?!
Скачать статью в формате PDF
Сохраните результат в MS Word Docx или PDF, делитесь с друзьями, спасибо :)
Категории статей
Бизнес-путешествия. Как ездить по миру удобно и при этом экономить?
Задумываясь о том, как сейчас организованы командировки сотрудников компании, вряд ли кто из руководителей оценивает масштаб возможных финансовых потерь.
Для любой компании, представленной в регионах России и за рубежом, вопрос финансирования командировок стоит достаточно остро. Чаще всего выделяется бюджет, который постепенно расходуется в течение года. Или при возникновении потребности в поездке выделяется конкретная сумма. Так делают не все, потому что при таком бессистемном подходе нет возможности прогнозирования расходов хотя бы на полугодие. Также каждая новая командировка рассматривается как дополнительная работа для секретаря. Нет ни алгоритмов поиска оптимальных тарифов на билеты, ни отработанной системы подбора и заказа гостиниц. Сайтов, которые продают билеты через интернет, не сосчитать. К тому же, чаще всего в пределах пешей досягаемости секретарей находятся авиа- и железнодорожные кассы, через которые они могут быстро и удобно купить нужные билеты.
Единственная сложность состоит в том, что видимое удобство чаще всего приводит к лишним денежным тратам. Покупая билеты через кассы или большинство сайтов, у компании нет возможности получить пакет бухгалтерских документов. Без них бухгалтерия не сможет учесть 18% НДС при уплате налогов. А это почти пятая часть стоимости командировочных расходов!
Каждый процесс в компании должен быть технологичен, прозрачен и оптимально организован. Если бизнес-процессы, связанные с ведением бизнеса, в компаниях налажены, то такие, казалось бы, несложные процедуры, как организация командировок и других корпоративных выездов, порой выпадают из зоны внимания руководителей. Вследствие чего возможны нерациональные траты денег, времени и нервов сотрудников, участвующих в организации поездки.
Как обычно компании борются с данной сложностью? Во-первых, заключая договоры с авиа- и железнодорожными кассами, чтобы те предоставляли им максимальные скидки на билеты. Во-вторых, выбирают сайт или сайты, на которых представлены цены на недорогие билеты, и обслуживаются с их помощью. В-третьих, обращаются в агентства, специализирующиеся на организации командировок.
Рассмотрим плюсы и минусы данных подходов.
Сразу надо отметить, что авиа- и железнодорожные кассы могут предоставлять скидки не с тарифов на билеты, а со своих комиссионных за их выписку – сервисных сборов.
Тарифы на билеты определяют перевозчики, и они у всех одинаковые. Поэтому какой бы ни была скидка, цена меньше, чем просит за билет авиакомпания или РЖД, – не может быть ни у кого. То есть, с кем бы ни работала компания, стоимость поездки будет отличаться в основном на сумму сервисного сбора, взимаемого за выписку билета. Поэтому скидки, предоставляемые кассами постоянным клиентам, с трудом можно назвать скидками и конкурентным преимуществом. Если же говорить о том, что покупая билет в кассе, у клиента нет возможности увидеть, самый ли дешевый тариф ему выписывают, то выгода от работы с кассами вообще теряет какую-либо привлекательность. Билетные кассиры получают комиссию с выписанных
билетов, поэтому из двух имеющихся тарифов клиенту все равно выпишут билет подороже. Покупка билетов в кассе актуальна частному лицу, которому все равно никто не может оформить бухгалтерские документы, но никак не компании.
Следующий вариант заказа билетов – через сайты. Кажется, что этот метод не имеет изъянов: в онлайн-режиме можно посмотреть все билеты, какие есть в наличии, все тарифы, и заказать тот, который кажется наиболее привлекательным. Но тут тоже есть свои сложности.
Заказывая билет через интернет, у клиента нет возможности видеть реальную цену на билет.
Клиенты видят только цены, выставленные владельцами сайта, а они могут сильно отличаться в сторону увеличения от цен перевозчика.
Когда возникает необходимость заказать билет на подобном сайте, клиенты попадают не в реальную систему бронирования, а на своеобразный сайт-зеркало. На нем отображаются только те билеты и те тарифы, которые выгодно продавать данной компании.
Третий способ организации бизнес-поездок – работа через специализированное агентство. Это самый современный подход к решению вопроса о корпоративных выездах.
Агентство заинтересовано в клиенте, поэтому честно выписывает билеты по оптимальным для клиента тарифам.
Так как работа строится на договорных отношениях, есть возможность оплачивать билеты не только за наличные, но и по безналичному расчету. Здесь есть только одно неудобство – обычно подобные агентства выписывают только авиа- и железнодорожные билеты, а гостиницы клиенты вынуждены искать через интернет самостоятельно.
Вообще, бронирование гостиницы – это отдельный разговор. Обычно на то, чтобы забронировать гостиницу, уходит от трех часов до трех суток рабочего времени. Поэтому менеджеры по организации командировок стараются найти по одной гостинице в каждом городе, куда едут их сотрудники в командировку, оптимальную по цене и сервису, и заказывать номера только в ней. Только так возможно сэкономить время, ведь процесс бронирования номера может сильно отличаться в разных гостиницах. А что делать, если в этой гостинице нет мест? Тогда поиск начинается практически с нуля.
Если начать вникать в процесс заказа билетов и гостиниц для сотрудников компании, то оказывается, что здесь не все так однозначно.
Во-первых, что самое главное, зачастую компании теряют деньги при неправильном заказе билетов. У авиакомпаний существует градация по тарифам на места в самолетах. Один и тот же билет можно купить по разной цене, но и условия возврата и обмена у них будут отличаться. В случае если дата поездки строго определена, обычно выбирают билет подешевле. Если же возможны изменения в датах вылета – тогда лучше выбрать более высокий тариф, дающий больше возможностей для обмена и возврата.
Во-вторых, компании теряют время. Когда сотрудники заказывают билеты онлайн, то они либо вынуждены тратить время на поиск наилучшего тарифа на двух-трех сайтах (что мало кого устраивает), либо выбирают из того, что есть. А это приводит не только к потере времени, но и выбору неоптимального тарифа, то есть к потере денег.
Так какой же метод организации командировок является оптимальным?
«Супермаркет» систем
Около десяти лет назад компания «Формула Отдыха», понимая, что в сфере бизнес-поездок нет четкой отлаженной системы работы, создала продукт, который полностью решает все вопросы этой сферы.
В мире существует большое количество глобальных дистрибутивных (распределительных) систем по авиа-, железнодорожным билетам, гостиницам. Сейчас их насчитывается около сотни. Основных, используемых в России, восемь.
Использовать все системы, переходя с одной на другую, в реальной жизни практически невозможно.
Поэтому «Формула Отдыха» создала концепцию «супермаркета систем», где в рамках одного диалогового окна или одного программного продукта клиенты могут пользоваться набором систем, причем всех в комплексе – по заказу и авиабилетов, и железнодорожных билетов, и по бронированию гостиниц.
Для клиентов это очень удобно.
В одном интерфейсе одной программы клиенты видят все цены и тарифы на билеты, представленные перевозчиками, и могут сами оформить бронь.
Так как через данную программу клиенты попадают на официальные сайты авиа- и железнодорожных компаний, то они видят полную информацию о наличии мест в самолетах и поездах. Такую же информацию видят кассиры в кассах.
Так, компания «Стоматорг», одна из самых динамично развивающихся компаний на российском рынке, активно пользуется услугами компании «Формула Отдыха». Заказывая авиа- и железнодорожные билеты, гостиницы и дополнительные услуги, клиенты получают свободу выбора и абсолютную самостоятельность действий по организации бизнес-поездок.
Полная автоматизация процессов и высокий уровень информационных разработок обеспечивают безошибочную и четкую работу на всех этапах подготовки деловых поездок.
«Кто владеет информацией, тот владеет миром». Работа через программный продукт, разработанный компанией «Формула Отдыха», обеспечивает клиентам полный доступ ко всей информации, связанной с организацией командировок: наличие мест в поездах, самолетах и гостиницах, все возможные тарифы и цены на дополнительные услуги, детали оформления документов... Удобство, экономию времени и, главное, финансов при работе с программой отметила, в частности, медицинская ассоциация «Эра» (г. Воронеж).
Как работает технология организации командировок?
Все процессы максимально автоматизированы и требуют минимальных трудозатрат сотрудников компании.
Организатор командировки самостоятельно бронирует билет, нажимая последовательно всего несколько кнопок.
Чтобы исключить ошибку, ему по указанному телефону в течение получаса отзванивается менеджер компании «Формула Отдыха» и уточняет все данные (бывает, при сильной загрузке, случаются глупые ошибки, например, пишется число 12 вместо 21 или происходит еще какая-то оплошность).
После того как билет забронирован и выкуплен, финансовые документы готовятся автоматически, и будут предоставлены вовремя и в правильном виде. Это тоже преимущество работы в автоматизированной системе.
Сайт компании: http://www.webtours.ru/
Компания «Формула Отдыха» организует корпоративные выезды своих клиентов. Работает в 14 регионах страны. Телефон центрального офиса в Москве: (495) 232-08-40, также вы можете отправить запрос на электронный адрес release@webtours.ru.
Источник: www.dentoday.ru
